Nieuws uit Den Haag

30 Januari 2012

3e blog Linda: 'Het belang van projectmanagement'

Toen het eerste semester begon, kregen we al snel te maken met het vak projectmanagement. Tijdens de hoorcolleges leerden we wat de verschillende fasen van een project zijn, hoe je succesvol kunt samenwerken en hoe je een project op de juiste manier afrondt.

Gemotiveerd woonden we de eerste lessen bij, maar al snel bleken ze tegen te vallen. De hoorcolleges stelden niet veel voor; de docent vertelde letterlijk wat er in de slides stond en de stof zag er simpel uit. Toen het vak ook nog eens naar negen uur ‘s ochtends werd verzet, besloten veel studenten er niet meer naartoe te gaan. En ja, daar hoorde ik ook bij. Als ik om kwart voor negen een college heb, gaat de wekker om zes uur af. En geloof me, dat is vroeg. Elke kans om wat langer te slapen is natuurlijk mooi meegenomen en dus ging ik niet meer naar projectmanagement. Hoewel je het misschien zou denken, verwaarloosde ik het vak niet. Elke week leerde ik trouw de slides en vatte ik ze samen, net zo lang tot we het tentamen kregen waarmee het vak afgesloten zou worden. Nadat de tentamencijfers bekend waren geworden, klaagde ik – onder het genot van een heerlijke cappuccino natuurlijk – over het vak tegen een vriendin. ‘Dit vak was toch hartstikke makkelijk!’ M’n vriendin knikte beamend. ‘Er zijn bijna alleen maar hoge cijfers gehaald.’ We waren het roerend met elkaar eens. Als je al niet eens naar de hoorcolleges hoefde om een goede voldoende te halen, wat stelde het vak dan eigenlijk voor?

Mijn mening over het vak projectmanagement is nogal veranderd nu een groot eerstejaars project, Focus on Europe Today, achter de rug is. Ik kan je vertellen dat de kennis die ik door het vak heb opgedaan goed van pas kwam tijdens de projectweek! We kregen de opdracht (samen met zeventien andere eerstejaars klassen van European Studies) om een geheel Engelstalig evenement te organiseren met betrekking tot ‘the digital agenda of Europe’. De regels? Het moest over het onderwerp gaan wat je als klas toegewezen kreeg, je mocht niet meer uitgeven dan het budget, het evenement moest minimaal twee uur duren en het moest minimaal drie verschillende formats bevatten. Vol goede moed gingen we aan de slag. ‘Dat doen we wel even,’ dachten de meesten, maar al snel werd duidelijk dat het helemaal niet zo makkelijk zou worden. We waren begonnen zonder dat we ook maar wisten wat ons onderwerp precies inhield. Gelukkig had de Haagse Hogeschool daar rekening mee gehouden en kregen we een gastcollege over ‘digital skills’. Tijdens het college maakte ik aantekeningen en probeerde ik m’n aandacht erbij te houden. Dat zou vast makkelijker geweest zijn als de man echt uitgelegd had wat ‘digital skills’ betekende, in plaats van een relaas te houden over allesbehalve het onderwerp waar hij eigenlijk voor gekomen was. Uiteindelijk besloten we als klas dat we onder ‘digital skills’ alle vaardigheden verstonden die met de computer te maken hadden. Heel breed, maar meer tijd om erover na te denken was er niet. De klas werd in comités verdeeld die elk een eigen taak hadden. Zo was er een catering comité, een logistiek comité, een PR comité en ook een programma comité. Ik behoorde tot de laatste groep. Wij hielden ons vooral bezig met het bedenken van formats, wat uiteindelijk een ramp werd. In eerste instantie wilden we een workshop houden tijdens het evenement, waarbij medestudenten zouden leren hoe APA-style precies in elkaar zit. Ook besloten we dat er een gastspreker moest komen en dat we een film zouden maken over ons onderwerp.

Het klonk allemaal mooi, maar nog geen dag later kondigden de eerste problemen zich aan: we mochten geen laptops gebruiken in het lokaal dat we toegewezen hadden gekregen. Wel mochten we een computerlokaal huren voor een paar uur op de dag van het evenement. Natuurlijk was dat geen optie. Zie je het voor je, zo’n vijftig studenten die van de begane grond naar de vierde verdieping moeten voor een workshop? Wat een chaos zou dat geworden zijn. Drie liften vol studenten, mensen die elkaar kwijtraken en hoe lang zou het wel niet duren om iedereen weer rustig te krijgen? En dan moest iedereen na afloop ook nog terug. Het idee van de workshop verwierpen we dus al snel. Dan maar op zoek naar een gastspreker, dachten we hoopvol. Vol goede moed benaderde ik diezelfde dag nog vijf verschillende potentiële sprekers. Er zou vast wel iemand bij zitten die een groep studenten wilde helpen. Na een week bleek dat dat moeilijker zou worden dan gedacht. De een vroeg meer geld dan ons budget aankon, een ander wilde absoluut niet in het Engels spreken en nog een paar anderen mailden gewoon niet terug. ‘Geeft niets,’ liet ik aan de klas weten, ‘we zoeken gewoon verder!’ Zeventien mailtjes en enkele telefoontjes later, kwam ik daarop terug. Het was inmiddels twee weken voordat het bewuste evenement zou plaatsvinden en er was nog steeds niets geregeld. We hadden met z’n allen minstens veertig mensen benaderd; die gastspreker konden we wel vergeten. Ondertussen verschenen op Facebook blije berichten van studenten die gastsprekers hadden gevonden voor hun klassen, wat me mateloos frustreerde. Waarom lukte het ons niet?!

De film was wel een feit, maar dat was dan ook het enige. Gestresst door de naderende deadline kwamen we een paar dagen voor het evenement weer samen. ‘Nu moet het gebeuren!’ meldde een klasgenoot die we als projectmanager hadden aangesteld. Ineens kwamen we verbazingwekkend snel in actie. Het sportcafé werd geregeld, er werd een debat in elkaar geflanst, de catering kon cupcakes met logo’s van Facebook, Twitter en andere sociale media voor een vriendenprijsje krijgen; het ging de goede kant op. Twee dagen later hadden we zelfs versieringen, naamkaartjes, een APA-style tutorial en de felbegeerde gastspreker!
Op drieëntwintig januari was het dan zo ver. Iedereen was vroeg op school om de laatste voorbereidingen te treffen, de catering haalde de laatste boodschappen en de programmaboekjes werden geprint. De gastspreker was op tijd, het debat was een succes en zelfs leraren vonden de tutorial handig. Wat ons betreft was het evenement een succes. We haalden een voldoende en hadden er dus weer zes studiepunten bij, maar het zal vast niet aan onze ‘goede’ voorbereiding gelegen hebben..

Na dit stressvolle, maar leerzame project kwam ik wel terug op mijn eerdere uitspraken over projectmanagement. Tijdens het event heb ik ontzettend veel aan de slides gehad en we hadden veel missers kunnen voorkomen als we wat beter naar onze docent hadden geluisterd. Projectmanagement nutteloos? Ik verzeker je dat het alles behalve dat is.